Zarządzanie czasem, czyli jak planuję swój dzień

Prześlij dalej nie bądź taka
  •  
  •  
  •  
  •  
  • 1
  •  
  •  
  •  
  •  

Zarządzanie czasem, czy też zarządzanie sobą w czasie, to moim zdaniem jedna z podstawowych umiejętności, którą każda z nas powinna posiadać. Jeśli masz wrażenie, że czas często przecieka ci przez palce, ty rozmieniasz się na drobne i mimo iż jesteś cały dzień zajęta, to jednak mało produktywna i efektywna; jeżeli czujesz, że nieustannie coś albo ktoś okrada cię z czasu – mam dla ciebie dobrą wiadomość. Można temu zaradzić.

Jest wiele wartościowych publikacji na temat produktywności, efektywności i organizacji czasu. Wymienię choćby „7 nawyków skutecznego działania”, „Esencjalista”, „Jedna rzecz”, „Fenomen poranka”, „4-godzinny tydzień pracy”, „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Wszystkie polecam przeczytać. Oczywiście jak to w życiu bywa, opisane w nich techniki należy dopasować pod siebie i swój styl życia. Nie wszystko, co przedstawione w książkach, co sprawdza się u mnie, zadziała też u ciebie. Jedno jest pewne. Trzeba eksperymentować. Metodą prób i błędów każda z nas znajdzie w końcu sposób na to, jak efektywnie zarządzać czasem i sobą w tym czasie.

Nie jestem ekspertem w tej dziedzinie, ale dziś chciałabym pokazać ci, jak ja się zmierzyłam z tym tematem. Przedstawię ci, jak planuję mój dzień. Z tego wpisu dowiesz się między innymi:

  • co warto o sobie wiedzieć, co może ułatwić skuteczne planowanie
  • dlaczego warto planować i jakie korzyści wyciągam z tego dla siebie
  • jakie plany tworzę nim nawet pomyślę o zaplanowaniu pojedynczego dnia
  • co pomaga utrzymać mi narzuconą rutynę i schemat dnia
  • poznasz też mój harmonogram, dowiesz się, czym są bloki tematyczne i co się na nie składa

 

Mam nadzieję, że moje wskazówki okażą się pomocne i wyniesiesz coś z tego artykułu dla siebie. Już teraz chciałabym cię poprosić, byś podzieliła się nim z innymi, jeśli uznasz, że są to treści wartościowe i mogą komuś pomóc lepiej zarządzać czasem. Jednocześnie zapraszam do dyskusji w komentarzach. Chętnie się dowiem, jak cały proces przebiega u ciebie.

 

CZTERY RZECZY TRZEBA SOBIE UŚWIADOMIĆ

Nie da się zrobić wszystkiego. Po prostu się nie da i trzeba się z tym pogodzi. Gdybyś nawet z całej siły spięła pośladki, doby nie wydłużysz. Dlatego tak ważne jest byś, nim zaczniesz planować dzień, uświadomiła sobie cztery rzeczy. Pomogą ci one efektywniej zarządzać czasem.

Po pierwsze poznaj swoją hierarchię wartości. Poświeciłam jej osobny artykuł, który znajdziesz tutaj. Moim zdaniem musisz wiedzieć, co się liczy w życiu dla ciebie najbardziej. Ustalenie życiowych priorytetów, a potem celów, pozwoli ci się skupić przede wszystkim na najważniejszych działaniach i wokół nich budować rozkład dnia. Możesz być bardzo dobrze zorganizowaną osobą. Możesz wykonywać sumiennie zadania, skreślać je z listy, a na koniec dnia cieszyć się, że wszystko zrobiłaś zgodnie z planem. Pytanie, czy skupiasz się na właściwych rzeczach? Czy robisz to, co ma znaczenie dla twojego długofalowego szczęścia, rozwoju i spełnienia? Znajomość hierarchii wartości pomoże ci odpowiedzieć na tego rodzaju pytania. Ponadto stanie się też podstawą podejmowanych przez ciebie decyzji, kiedy staniesz przed koniecznością dokonania trudnego wyboru.

Po drugie zastanów się, jakie cele chcesz sobie wyznaczyć. Zdefiniuj je w oparciu o wcześniej ustaloną hierarchię wartości. Skupiając na tych dla ciebie najważniejszych odniesiesz życiowy sukces. Znasz pewnie osoby, które nieustannie rozwijają skrzydła. Z powodzeniem rozkręcają biznes, doszkalają się i jeszcze znajdują czas dla rodziny i przyjaciół. Nie są to osoby bardziej inteligentne, ani mądrzejsze od ciebie. One po prostu pracują nad właściwymi rzeczami. Nie rozmieniają się na drobne. Określ więc najpierw czym są te rzeczy, a następnie zawrzyj je w planie dnia. Traktuj je zawsze priorytetowo. Reszta stanowi tylko dodatek.

Jesteś skowronkiem czy sową? Na pewno doświadczenie pokazało ci, w którym momencie dnia pracujesz na najwyższych obrotach, jesteś najbardziej skupiona i efektywna. Świadomość, w jakich godzinach funkcjonujesz najlepiej pomaga podczas planowania. Ponieważ jestem skowronkiem, wszystkie najważniejsze rzeczy wykonuję w pierwszej połowie dnia. Na wieczór planuję zazwyczaj mniej kreatywne zajęcia. Rano mój mózg nie jest niczym obciążony i pracuje na wysokich obrotach. Mi się lepiej myśli, dłużej też potrafię utrzymać koncentrację. Dzięki temu szybciej wywiązuję się z zadań. Potem różnie to bywa. Dom się zapełnia, telewizor gra, a ja piszę krótki akapit przez godzinę.

Po czwarte – uświadom sobie, że bez pracy przeplatanej chwilami odpoczynku, a przede wszystkim bez dobrego snu, nie wysuniesz się na szczyt swojej kreatywności. Mogę mieć dzień zaplanowany na tip top, odpowiednie warunki do pracy, a i tak, jeśli się porządnie nie wyśpię, moja koncentracja pozostawia wiele do życzenia. Zmęczenie powoduje, że fizycznie nie radzę sobie z wykonaniem choćby 10% zadań. Po nieprzespanej nocy snuję się cały dzień po mieszkaniu, szukam nie wiadomo czego, piję kawę za kawą i myślę tylko o tym, jak bardzo chce mi się spać. Podobnie jest, kiedy pracuję intensywnie cały poprzedni dzień i nie przeznaczam czasu na odpoczynek. Następnego dnia występuje tak zwany efekt przepracowania. Nie jestem w stanie nic sensownego zrobić. Dlatego też pilnuję, aby co jakiś czas oderwać się od stołu i wypić choćby szklankę wody. Na ile to tylko możliwe, chodzę też regularnie spać.

PO CO W OGÓLE PLANOWAĆ?

Kiedy ktoś mówi mi, że nie ma czasu na planowanie, zastanawiam się, jak to rzeczywiście jest. Nie masz czasu planować? Czy nie masz czasu, bo nie planujesz? Mówi się, że godzina spędzona na planowaniu to oszczędność 10 godzin na etapie realizacji celu. Ponieważ czas to jeden z najcenniejszych zasobów, musimy go sensownie zagospodarować.
Nie planując osiągasz mniej. I nie chce być inaczej. Nie tylko mniej niż inni, bo nie chodzi o to, by porównywać się do kogoś innego (zawsze znajdzie się ktoś, kto wyżej skacze, szybciej biega, więcej zarabia), ale przede wszystkim mniej w stosunku do tego, ile byłabyś w stanie osiągnąć planując swój czas. Nie planując, jesteś mniej efektywna i nie wykorzystujesz w pełni swoich możliwości, talentów oraz potencjału. Bardzo często różnica w poziomach życia ludzi wynika właśnie z tego, że ktoś lepiej gospodaruje czasem. Nie odczuwasz tego tak na co dzień, ale już na przestrzeni miesięcy i lat te różnice stają się kolosalne. Kiedy ktoś inny rozwija się, ty po pięciu latach wciąż stoisz w miejscu, choć mogłabyś być dużo dużo dalej.
Planowanie pomaga mi ogarniać chaos, daje także poczucie bezpieczeństwa, że realizuję swoje cele. Inaczej czekam tylko na odpowiedni moment i wenę, która nigdy nie nadchodzi. Nie chcę żyć z dnia na dzień i pozwalać, by życie mną kierowało. To ja chcę przejąć stery i kierować moim życiem. Jestem zdania, że szczęście bardziej sprzyja tym, którzy mądrze planują i wykorzystują swój czas. Dzięki temu dostrzegają dużo więcej możliwości i okazji do dobrego, ciekawego życia.
Planowanie jednocześnie pomaga mi ustrukturyzować dzień. Dzięki temu wiem, co i kiedy mam zrobić. Nie przeciążam umysłu tysiącem rzeczy, o których muszę pamiętać, bo mam je wszystkie przelane na papier lub w formie przypomnień w telefonie.
Planuję, ponieważ chcę mieć czas na wszystko. Nie samą pracą człowiek żyje, dlatego też oprócz godzin poświęconych na realizację celów zawodowych, chciałabym mieć także czas na wypoczynek, spotkania z bliskimi, podróże. Im jestem starsza, tym więcej rzeczy mnie interesuje, więcej chciałabym poznać, doświadczyć, zobaczyć, nauczyć się. Przychodzi także refleksja, że to życie naprawdę mam tylko jedno, więc trzeba wycisnąć je jak cytrynkę i nie marnować czasu na rzeczy nieistotne, błahe. Co prawda istnieją na to sposoby, by dobę troszkę wydłużyć, ale marne szanse, że rozciągnie się tak, jak guma od majtek.
Planowanie pomaga mi zorientować się, ile tak naprawdę potrzebuję czasu na wykonanie danej czynności. Kiedyś wydawało mi się, że mogę zrobić więcej i to w krótszym przedziale czasowym. Musiałam się wyprowadzić z błędu. Pomogło mi w tym tworzenie planu dnia godzina po godzinie. Przekonałam się wtedy, jak bardzo moje estymacje rozmijają się z rzeczywistością. Okazało się, że poranna toaleta zamiast 30 minut zajmuje mi 50. Niby niewielka różnica, ale takie obsuwy czasowe przy każdym zadaniu potrafiły nieźle rozwalić mój plan dnia. Poza tym często nie brałam pod uwagę, że po drodze może spotkać mnie coś nieprzewidzianego, co wydłuży czas wykonania danej czynności. Idę zarejestrować babcię na rehabilitację i czekam w kolejce 20 minut, czego nie uwzględniłam w swoim planie. Zaczęłam więc do szczegółowego zagospodarowania dnia podchodzić z większą starannością.

 

JAK PLANOWAĆ?

PLAN ROCZNY PODZIELONY NA ETAPY

Zanim zaczniesz wciskać swoje cele w plan dnia, spójrz na cały rok z lotu ptaka. Co mam na myśli? Z pewnością cele definiowałaś w oparciu o metodę SMART(ER) i wyznaczyłaś termin ich realizacji. To podstawa. Dlatego też pierwsze, co możesz zrobić, to umieścić datę zakończenia wszystkich projektów na osi czasu. Używam do tego kalendarzy dostępnych na www.calendarpedia.com. Ściągnęłam kalendarz roczny (widok cały rok na jednej stronie A4 w ujęciu poziomym) i na nim naniosłam moje deadline’y. Wpisałam tam również wszystkie święta, odwiedziny u znajomych lub znajomych, wyjazdy na wakacje oraz inne wydarzenia, w których już teraz wiem, że będę brała udział. Dzięki temu byłam w stanie zobaczyć, jak ten rok może się kształtować i czy rzeczywiście mam szanse zrealizować wszystkie projekty, które zaplanowałam, czy z któregoś może lepiej zrezygnować.
Po naniesieniu celów na kalendarz roczny, każdy podzieliłam na etapy. Co prawda niedziele rodzinne było trudno, ale już pracę nad blogiem oraz sześciopakiem rozłożyłam na czynniki pierwsze. I tak w przypadku blogowania określiłam 4 mini cele kwartalne, natomiast pracę nad sylwetką podzieliłam na 3 mini cele dwumiesięczne. Następnie wypisałam wszystkie sposoby i pomysły na realizację pierwszych etapów, jakie tylko przyszły mi do głowy. Pomysły te będę wykorzystywać i uszczegóławiać potem podczas pracy nad planem tygodniowym, który jest takim wstępem do tego, jak mają wyglądać poszczególne dni.

 

PLAN TYGODNIOWY

W ogólnym planie tygodniowym pierwsze co robię, upewniam się, że pamiętam o wszystkich urodzinach, imieninach, spotkaniach. Czyli robię przegląd takich punktów, których nie mogę (wizyta u dentysty) lub nawet nie chciałabym (spotkanie z koleżanką) przesuwać. Następnie ustalam zadania na nadchodzący tydzień. Dzielę je na te związane z realizacją celów długofalowych (to są najważniejsze zadania, od nich zaczynam pracę) oraz te, które chciałabym zrobić lub zwyczajowo muszę zrobić. W miarę możliwości grupuję je w dodatkowe podkategorie typu spotkania, jedzenie, telefony, nauka, po to, by jedną kategorię „ogarniać” w tym samym czasie.

 

PLAN DZIENNY

Harmonogram każdego dnia konstruuję w oparciu o plan tygodniowy. Wieczorem dnia poprzedniego jeszcze raz przeglądam kalendarz i przepisuję do notesu ustalone wcześniej spotkania. Wokół nich buduję cały dzień. Wyciągam tygodniową listą zadań do zrobienia i wybieram konkretne czynności, którymi się zajmę. Wtedy też, jeśli tego sytuacja wymaga, zmieniam godziny bloków tematycznych (o tym, czym są bloki tematyczne, poniżej). Staram się jednak trzymać z góry ustalonego schematu, choć w razie potrzeby jestem oczywiście elastyczna. W końcu plan dnia jest dla mnie, a nie odwrotnie.
Ponieważ wciąż jestem na początku drogi i uczę się zarządzać czasem, szacuję także, ile każda, nawet najmniejsza czynność powinna mi zająć. Robię to z dwóch powodów. Po pierwsze mówi się, że jak na coś przeznaczasz godzinę, są duże szanse, że w godzinę się wyrobisz. Po drugie pomaga mi to wyłonić optymalną liczbę zadań, nad którą jestem w stanie pracować w ciągu dnia, po to, by nie przenosić niczego na dzień następny. Póki co jestem w tym beznadziejna 🙂 i więcej rzeczy przekładam, niż „odhaczam” z listy.
Kiedy już stworzę plan dnia, wizualizuję go. To znaczy wyobrażam sobie jego przebieg godzina po godzinie. Wtedy też przypomina mi się mnóstwo rzeczy, które powinnam zabrać, sprawdzić, zanim zacznę wykonywać konkretne zadania. Na przykład to, czy mam czyste ubrania sportowe, jeśli idę na siłownię; czy spakowałam kartę do biblioteki, jeżeli zamierzam wypożyczyć książkę, itp. Na zakończenie wprowadzam ewentualne korekty do planu i z czystą głową zasypiam 🙂
Ułożenie takiego planu zajmuje mi 15 minut, a sprawia, że dzień mogę zacząć z kopyta. Bardzo pomaga mi uspokoić rozgoniony umysł, który nie musi pamiętać o każdej rzeczy. Sprzyja to koncentracji i produktywności.

 

MÓJ SCHEMAT DNIA

Każdy dzień dzieli się u mnie na kilka bloków tematycznych, które tworzą bardzo regularny i przewidywalny harmonogram. Dzięki temu pracuję efektywniej (przynajmniej takie mam wrażenie). Krócej też zajmuje mi sam etap planowania poszczególnych dni, bo z góry wiem, co i kiedy będę robić. Oczywiście są wyjątki od reguły, ale moim celem jest wypracowanie pewnej rutyny działania, by nie zastanawiać się za każdym razem, jak logistycznie rozplanować wszystkie obowiązki. Mój plan dnia wygląda mniej więcej tak.

 

zarządzanie czasem

CO SKŁADA SIĘ NA POSZCZEGÓLNE BLOKI

Rytuał poranny: pobudka o 7.15. Następnie wypijam 0,5 l ciepłej wody z cytryną i imbirem i to jest czas na pogawędkę z mamą. Kiedy ona zajęta jest swoimi sprawami, ja odpowiadam na poranne pytania z dzienniczka Faustyny, następnie biorę szybki prysznic i jem śniadanie. Wtedy po raz pierwszy włączam telefon i mam parę minut, by poprzeglądać maile prywatne i blogowe. Zaglądam także na media społecznościowe, uaktywniam się na grupie WhatsApp’owej, wchodzę na bloga i aktualizuję, co potrzeba, śledzę statystyki z dnia poprzedniego. Zaparzam kawę.
W telefonie utworzyłam przypomnienie zatytułowane „rytuał poranny” i spisałam wszystkie te czynności w kolejności, w której je wykonuję. Działam na autopilocie niczym robot. Ale też dzięki temu mam pewność, że ze wszystkim wyrobię się do 9.00.
Praca zasadnicza: Ponieważ jestem skowronkiem i rano najłatwiej jest mi się skupić, pracę zaczynam od pisania tekstów na bloga, dopiero na samym końcu zajmuję się wyszukiwaniem i redagowaniem zdjęć do mediów społecznościowych, pracą nad tekstem do newslettera i innymi czynnościami „około-blogowymi”.
Potem jest czas na obiad i wyjście na trening. W poniedziałek i sobotę ćwiczę w domu z Chodakowską, we wtorek – czwartek wyciskam sztangi na siłowni i robię cardio. Wtedy też mam czas, by trochę się dokształcić. Słucham podcastów i audiobooków, oglądam filmy na youtubie.
Dopiero po tak intensywnym dniu jest tak zwany czas wolny. Albo praca 😉 Umawiam się wtedy ze znajomymi lub jeszcze pracuję, gdy jest taka potrzeba (najczęściej jest).
Dzień kończę rytuałem wieczornym. Zasady są takie same jak przy porannej rutynie. Ustawiłam przypomnienie w telefonie oraz sporządziłam listę rzeczy, które wykonuję w tej samej kolejności. Wieczorna toaleta, ogarniam kuchnię, uzupełniam budżet domowy, odpowiadam na wieczorne pytania z dzienniczka Faustyny, analizuję dzień, który się skończył i układam plan na kolejny.

 

KONTRAKT Z SAMĄ SOBĄ

W pracy nad utrzymaniem w ryzach powyższego harmonogramu bardzo pomaga mi kontrakt, który stworzyłam z samą sobą. Pomaga mi on eliminować złe nawyki, tak zwane pochłaniacze czasu, które potrafią nieźle mnie zdekoncentrować i „rozwalić mi” dzień. Między innymi zobowiązałam się przed sobą do tego, by wyłączać telefon zawsze, kiedy pracuję. Jestem więc poza zasięgiem przez pół dnia. Nie można się wtedy ze mną umówić, poplotkować, zlecić mi dodatkowe zadania. Poza tym media społecznościowe, maile, statystyki bloga sprawdzam maksymalnie trzy razy na dzień. Rano przed pracą, po zakończonej pracy (nigdy w trakcie) i wieczorem. Nie mam oczywiście włączonych żadnych powiadomień. Unikam więc tak zwanych rozpraszaczy i zabieraczy czasu. Łatwiej mi też utrzymać koncentrację przez okres dłuższy niż jedna godzina, ponieważ nic mnie nie rozprasza.

*************************************************************

I tak oto wygląda mój idealny rytm dnia. Czy realizuję plan zgodnie z założeniami? Często nie. Mimo wszystko nie poddaję się. Znam już siebie na tyle i wiem, że funkcjonuję dużo lepiej i jestem dużo bardziej efektywna i skuteczna w swoich działaniach, jeśli pracuję według planu. Ilekroć odpuszczam, nie mogę zapanować nad chaosem i czas przecieka mi przez palce. Planując, trzymam dzień jako tako w ryzach.
Zdaję sobie sprawę, z tego, że moja sytuacja jest bardzo specyficzna. Nie pracuję na etacie, nie posiadam własnej rodziny, dzieci. Dlatego jestem bardzo ciekawa, jak ty starasz się pracować nad swoimi celami. Jakie są twoje na to sposoby?

**************************************************

Na zakończenie chcę cię poprosić o wypełnienie króciutkiej ANONIMOWEJ ANKIETY, która pozwoli mi zbadać jak bardzo proponowane przeze mnie treści są dla ciebie przydatne i czy są napisane prostym i zrozumiałym językiem. Uzupełnienie ankiety zamie ci raptem 5 sekund, a jeśli zdecydujesz się rozwinąć swoją wypowiedź, maksymalnie 1 minutę. Twoja odpowiedź jest dla mnie szczególnie ważna, gdyż pozwoli mi ona rozwijać mój warsztat, ulepszać proponowane treści na blogu i dostosowywać je do Twoich potrzeb. Dziękuję 🙂


Prześlij dalej nie bądź taka
  •  
  •  
  •  
  •  
  • 1
  •  
  •  
  •  
  •  

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o